Appearance
Inbox
Die Inbox ist das Herzstück von MessengerHub. Hier bearbeiten Sie alle eingehenden Nachrichten von WhatsApp und Telegram.
Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten
Damit Sie eine neue Nachricht nicht verpassen, wenn der Tab im Hintergrund ist, gibt es oben im Header einen Glocken-Button.
- Aktiviert (🔔): Bei jeder neuen Nachricht, die Sie nicht gerade aktiv ansehen, spielt ein kurzer Ton. Zusätzlich erscheint eine Benachrichtigung Ihres Betriebssystems, sobald das Browserfenster nicht im Fokus ist.
- Deaktiviert (🔕): Kein Ton, keine Benachrichtigung.
Klicken Sie auf die Glocke, um die Funktion ein- oder auszuschalten. Beim ersten Aktivieren fragt der Browser einmalig, ob er Benachrichtigungen anzeigen darf — bitte Zulassen wählen, sonst funktioniert die Benachrichtigung nicht.
Wo finde ich die Benachrichtigung wieder, wenn ich sie übersehen habe? Unter Windows landet sie im Infozentrum (Glocken-Symbol unten rechts in der Taskleiste). Unter macOS im Notification Center (oben rechts in der Menüleiste). Ein Klick auf die Benachrichtigung öffnet MessengerHub und springt direkt zur Konversation.
Hinweis: Die Einstellung wird pro Browser/Gerät gespeichert, nicht im Konto. Auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Browser muss sie erneut aktiviert werden.
Ungelesene Nachrichten
Konversationen mit ungelesenen Nachrichten sind in der Liste fett dargestellt und zeigen einen blauen Zähler-Badge mit der Anzahl. Der Zähler verschwindet automatisch, sobald Sie die Konversation öffnen. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Lese-Status — liest Kollege A eine Konversation, bleibt sie bei Kollege B trotzdem als ungelesen markiert.
Konversationen suchen
Oben in der Konversationsliste befindet sich ein Suchfeld. Geben Sie einen Namen oder eine Telefonnummer ein — passende Konversationen erscheinen automatisch nach einer kurzen Verzögerung.
Mit dem ✕-Button rechts im Suchfeld leeren Sie die Suche wieder.
Konversationen filtern
Unterhalb des Suchfelds befinden sich drei Filter:
| Filter | Funktion |
|---|---|
| Status | Offen (Standard) / Neu / In Bearbeitung / Angebot / Geschlossen / Alle |
| Kanal | Alle / WhatsApp / Telegram |
| Nur meine | Zeigt nur Konversationen, die Sie übernommen haben |
Hinweis: Standardmäßig sind geschlossene Konversationen ausgeblendet. Wählen Sie im Status-Filter "Geschlossen" um abgeschlossene Anfragen einzusehen.
Weitere Konversationen laden
Wenn mehr als 30 Konversationen vorhanden sind, erscheint am Ende der Liste ein Button „Weitere laden". Ein Klick lädt die nächsten 30 Konversationen nach, ohne die bereits angezeigten zu ersetzen.
Konversation öffnen
Klicken Sie auf eine Konversation in der Liste. Der Chat-Verlauf öffnet sich im mittleren Bereich. Nachrichten werden automatisch geladen.
Wenn Sie über den Zeitstempel (z. B. „3h") hovern, wird das genaue Datum und die Uhrzeit angezeigt.
Konversation übernehmen
Bevor Sie eine neue Anfrage bearbeiten, klicken Sie auf den Button „Übernehmen" oben rechts im Chat-Bereich.
- Der Status wechselt automatisch auf In Bearbeitung
- In der Konversationsliste erscheint Ihr Name als Bearbeiter (👤 Ich)
- Kollegen sehen ebenfalls, dass Sie die Konversation bearbeiten
- Mit dem Filter „Nur meine" sehen Sie nur Ihre übernommenen Anfragen
Empfehlung: Übernehmen Sie eine Konversation immer bevor Sie antworten, damit keine doppelten Bearbeitungen entstehen.
Konversation zuweisen
Benutzer mit der Rolle Team Lead oder Administrator können eine Konversation direkt einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen – unabhängig davon, wer sie zuerst gesehen hat.
Das Dropdown „Zuweisen an…" erscheint oben rechts im Chat-Bereich neben dem Übernehmen-Button.
Ablauf:
- Öffnen Sie die Konversation
- Wählen Sie im Dropdown „Zuweisen an…" den gewünschten Mitarbeiter aus
- Die Konversation wird sofort diesem Mitarbeiter zugewiesen – bei allen Kollegen aktualisiert sich die Ansicht in Echtzeit
Was sich ändert:
- Der ausgewählte Mitarbeiter gilt als Bearbeiter (Name erscheint in der Liste)
- Der vorherige Bearbeiter wird abgelöst
- Der Filter „Nur meine" des zugewiesenen Mitarbeiters zeigt die Konversation ab sofort an
Antwort schreiben
Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld unten im Chat-Bereich.
Senden:
- Klick auf den Senden-Button (Pfeil-Symbol)
- Oder Strg + Enter auf der Tastatur
Zustellstatus eigener Nachrichten
Neben der Uhrzeit jeder von Ihnen gesendeten Nachricht zeigt ein kleines Symbol, wie weit die Zustellung fortgeschritten ist — ähnlich wie in der offiziellen WhatsApp-App:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| 🕓 | Wird gerade gesendet |
| ✓ | Beim Empfänger-Server angekommen |
| ✓✓ (grau) | Auf dem Gerät des Kunden zugestellt |
| ✓✓ (blau) | Vom Kunden gelesen |
| ⚠ (rot) | Zustellung fehlgeschlagen |
Schlägt die Zustellung einer WhatsApp-Nachricht fehl, steht unter der Nachricht der Grund, den Meta zurückmeldet. Lautet er „Im Meta-Konto ist keine gültige Zahlungsmethode hinterlegt“, hinterlegen Sie bitte eine Zahlungsmethode in Ihrem Meta-Konto, siehe Kosten verstehen.
Bei Telegram zeigt das Symbol nur „gesendet" (✓) — Telegram übermittelt anders als WhatsApp keine Information darüber, ob eine Nachricht angekommen oder gelesen wurde. Das ist keine Störung, sondern eine technische Grenze der Telegram-Plattform selbst.
Bilder und Dateien senden
Im Antwort-Modus können Sie Bilder und PDFs direkt aus dem Chat senden:
- Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol links neben dem Textfeld
- Wählen Sie eine Datei aus — erlaubt sind JPG, PNG, WEBP und PDF (max. 20 MB)
- Eine Vorschau erscheint über dem Textfeld (Thumbnail bei Bildern, Dateiname bei PDF)
- Optional: Schreiben Sie eine Bildunterschrift ins Textfeld
- Klicken Sie auf Senden — die Datei wird direkt an den Kunden übermittelt
Hinweis: Datei-Anhänge sind nur im Modus 💬 Antwort verfügbar, nicht bei internen Notizen.
Beim Wechsel zu einer anderen Konversation wird die ausgewählte Datei automatisch verworfen.
Modus: Antwort oder Notiz
Links vom Textfeld befindet sich ein Umschalter:
- 💬 Antwort – Die Nachricht wird an den Kunden gesendet (über WhatsApp oder Telegram)
- 📝 Notiz – Die Nachricht ist nur intern sichtbar, wird dem Kunden nicht zugestellt. Notizen erscheinen im Chat gelb gestrichelt mit dem Namen des Verfassers.
Klicken Sie auf den Button um zwischen den Modi zu wechseln.
Antwort-Templates verwenden
Häufig genutzte Texte können als Template gespeichert und per Klick eingefügt werden.
- Klicken Sie auf Templates neben dem Antwort-/Notiz-Umschalter
- Es öffnet sich eine Liste Ihrer gespeicherten Templates
- Klicken Sie auf ein Template – der Text wird ins Textfeld übernommen
- Passen Sie den Text bei Bedarf an und senden Sie ab
Templates verwalten Sie unter Einstellungen → Templates.
WhatsApp-Vorlage senden (außerhalb 24h-Fenster)
Ist das 24-Stunden-Service-Fenster einer Konversation abgelaufen, akzeptiert WhatsApp keine frei formulierten Texte mehr — nur noch genehmigte Vorlagen.
- Klicken Sie auf „WA-Vorlage" neben dem Antwort-/Notiz-Umschalter (nur im Modus 💬 Antwort sichtbar)
- Wählen Sie eine genehmigte Vorlage aus der Liste
- Füllen Sie die angezeigten Platzhalter aus
- Klicken Sie auf „Vorlage senden"
Vorlagen müssen zuvor unter Einstellungen → Templates → WhatsApp-Vorlagen (Meta) eingereicht und von Meta genehmigt sein — siehe Einstellungen.
Warnung bei bald schließendem 24h-Fenster
Damit Sie das 24-Stunden-Service-Fenster einer Konversation nicht versehentlich verpassen, erscheint automatisch eine Warnung oberhalb des Textfelds:
- Gelbe Warnung — „Fenster schließt in Xh": das Fenster ist noch offen, schließt aber in weniger als 2 Stunden
- Rote Warnung — „Fenster geschlossen, nur Vorlage möglich": das Fenster ist bereits abgelaufen
Wichtig: Diese Warnung blockiert das Senden nicht — Sie können weiterhin frei antworten, WhatsApp selbst lehnt eine Freitext-Nachricht außerhalb des Fensters allerdings serverseitig ab (dann kommt eine Fehlermeldung, und Sie greifen auf „WA-Vorlage" zurück, siehe oben).
Warnung dauerhaft ausblenden: Klicken Sie in der Warnung auf „Nicht mehr anzeigen". Die Einstellung wird pro Browser/Gerät gespeichert (wie die Benachrichtigungs-Einstellung oben) und gilt für alle Konversationen.
Wieder einschalten: Sobald die Warnung deaktiviert ist, erscheint oben im Header neben Glocke und Hell/Dunkel-Umschalter ein zusätzliches Warndreieck-Symbol. Ein Klick darauf schaltet die Warnung sofort wieder ein — das Symbol verschwindet danach wieder, solange die Warnung aktiv ist.
Status ändern
Oben rechts im Chat-Bereich befindet sich das Dropdown „Status ändern". Folgende Übergänge sind möglich:
| Aktueller Status | Mögliche Folgestatus |
|---|---|
| Neu | In Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Angebot gesendet, Geschlossen |
| Angebot gesendet | In Bearbeitung, Geschlossen |
| Geschlossen | – |
ERP-Aktionen (Odoo / Dolibarr)
Wenn ein ERP-Connector aktiv ist, erscheint rechts ein Panel:
- Grüner Hinweis – Kunde wurde im ERP gefunden (Telefonnummer-Abgleich)
- Gelber Hinweis – Kein Treffer, aber Anlage eines neuen Kontakts möglich
- Lead erstellen (Odoo) bzw. Interessent anlegen (Dolibarr) – Wird nur bei unbekanntem Kunden angezeigt
- Angebot erstellen – Legt ein Angebot für den Kunden an (nur wenn Kunde bekannt)
- Auftrag erstellen – Legt einen Auftrag für den Kunden an
- Ticket erstellen – Legt ein Ticket an. In Dolibarr muss dafür das Ticket-Modul aktiviert sein. In Odoo wird ein Helpdesk-Modul benötigt, das in Odoo Community nicht enthalten ist.
Nach dem Klick fragt ein kleines Fenster: „Worum geht es?“ Es ist mit der letzten Nachricht des Kunden vorausgefüllt. Sie können den Text übernehmen, kürzen oder durch eine eigene Beschreibung ersetzen, z. B. „4 Winterreifen 205/55 R16, Lieferung bis Freitag“. Das Feld ist optional. Enter legt den Datensatz an, Umschalt+Enter macht eine neue Zeile, Esc bricht ab.
Der Datensatz wird mit dem Namen des Kunden angelegt, und das ERP-System öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. Ihre Beschreibung und ein Link zu dieser Konversation in MessengerHub werden intern gespeichert:
| Odoo | Dolibarr | |
|---|---|---|
| Lead / Interessent | Feld „Interne Notizen“ | Private Notiz |
| Angebot / Auftrag | Interne Notiz im Verlauf (Chatter) | Private Notiz |
| Ticket | Beschreibung des Tickets | Nachricht des Tickets |
Auf Angeboten und Aufträgen, die Ihr Kunde erhält (PDF), erscheint der Text nicht. Bei Tickets kann er sichtbar sein, wenn Sie in Ihrem ERP ein Kundenportal nutzen. Der Gesprächsverlauf selbst wird nicht übertragen, nur Ihre Beschreibung. Was nach dem Anlegen im Chat passiert, finden Sie über den Link.
Positionen, Preise und weitere Angaben tragen Sie im ERP selbst ein. Angebot per E-Mail versenden und aus einem Angebot einen Auftrag machen erledigen Sie ebenfalls im ERP.
Unbekannter Kunde:
- Dolibarr: „Interessent anlegen“ legt sofort einen Interessenten an (Name und Telefonnummer bzw. Telegram-Chat-ID aus dem Chat) und öffnet seine Kundenkarte. Ab dann gilt der Kunde als bekannt, und Angebot und Auftrag sind möglich.
- Odoo: „Lead erstellen“ legt einen Lead im CRM an. Einen Kunden (Partner) legen Sie bei Bedarf in Odoo selbst an.
Telegram-Kunden: Da Telegram keine Telefonnummer übermittelt, muss die Telegram-Chat-ID einmalig manuell im ERP-Kundenstamm eingetragen werden. Die Chat-ID ist in der Konversations-Detailansicht sichtbar.
Kontaktname bearbeiten
Über das Bearbeiten-Symbol neben dem Namen im Konversations-Header öffnen Sie ein Formular, um Anrede, Name oder eine Notiz zum Kontakt zu ändern — ohne die Konversation zu verlassen. Details siehe Kontakte.