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Inbox
Die Inbox ist das Herzstück von MessengerHub. Hier bearbeiten Sie alle eingehenden Nachrichten von WhatsApp und Telegram.
Konversationen suchen
Oben in der Konversationsliste befindet sich ein Suchfeld. Geben Sie einen Namen oder eine Telefonnummer ein — passende Konversationen erscheinen automatisch nach einer kurzen Verzögerung.
Mit dem ✕-Button rechts im Suchfeld leeren Sie die Suche wieder.
Konversationen filtern
Unterhalb des Suchfelds befinden sich drei Filter:
| Filter | Funktion |
|---|---|
| Status | Offen (Standard) / Neu / In Bearbeitung / Angebot / Geschlossen / Alle |
| Kanal | Alle / WhatsApp / Telegram |
| Nur meine | Zeigt nur Konversationen, die Sie übernommen haben |
Hinweis: Standardmäßig sind geschlossene Konversationen ausgeblendet. Wählen Sie im Status-Filter "Geschlossen" um abgeschlossene Anfragen einzusehen.
Weitere Konversationen laden
Wenn mehr als 30 Konversationen vorhanden sind, erscheint am Ende der Liste ein Button „Weitere laden". Ein Klick lädt die nächsten 30 Konversationen nach, ohne die bereits angezeigten zu ersetzen.
Konversation öffnen
Klicken Sie auf eine Konversation in der Liste. Der Chat-Verlauf öffnet sich im mittleren Bereich. Nachrichten werden automatisch geladen.
Wenn Sie über den Zeitstempel (z. B. „3h") hovern, wird das genaue Datum und die Uhrzeit angezeigt.
Konversation übernehmen
Bevor Sie eine neue Anfrage bearbeiten, klicken Sie auf den Button „Übernehmen" oben rechts im Chat-Bereich.
- Der Status wechselt automatisch auf In Bearbeitung
- In der Konversationsliste erscheint Ihr Name als Bearbeiter (👤 Ich)
- Kollegen sehen ebenfalls, dass Sie die Konversation bearbeiten
- Mit dem Filter „Nur meine" sehen Sie nur Ihre übernommenen Anfragen
Empfehlung: Übernehmen Sie eine Konversation immer bevor Sie antworten, damit keine doppelten Bearbeitungen entstehen.
Konversation zuweisen
Benutzer mit der Rolle Team Lead oder Administrator können eine Konversation direkt einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen – unabhängig davon, wer sie zuerst gesehen hat.
Das Dropdown „Zuweisen an…" erscheint oben rechts im Chat-Bereich neben dem Übernehmen-Button.
Ablauf:
- Öffnen Sie die Konversation
- Wählen Sie im Dropdown „Zuweisen an…" den gewünschten Mitarbeiter aus
- Die Konversation wird sofort diesem Mitarbeiter zugewiesen – bei allen Kollegen aktualisiert sich die Ansicht in Echtzeit
Was sich ändert:
- Der ausgewählte Mitarbeiter gilt als Bearbeiter (Name erscheint in der Liste)
- Der vorherige Bearbeiter wird abgelöst
- Der Filter „Nur meine" des zugewiesenen Mitarbeiters zeigt die Konversation ab sofort an
Antwort schreiben
Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld unten im Chat-Bereich.
Senden:
- Klick auf den Senden-Button (Pfeil-Symbol)
- Oder Strg + Enter auf der Tastatur
Bilder und Dateien senden
Im Antwort-Modus können Sie Bilder und PDFs direkt aus dem Chat senden:
- Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol links neben dem Textfeld
- Wählen Sie eine Datei aus — erlaubt sind JPG, PNG, WEBP und PDF (max. 20 MB)
- Eine Vorschau erscheint über dem Textfeld (Thumbnail bei Bildern, Dateiname bei PDF)
- Optional: Schreiben Sie eine Bildunterschrift ins Textfeld
- Klicken Sie auf Senden — die Datei wird direkt an den Kunden übermittelt
Hinweis: Datei-Anhänge sind nur im Modus 💬 Antwort verfügbar, nicht bei internen Notizen.
Beim Wechsel zu einer anderen Konversation wird die ausgewählte Datei automatisch verworfen.
Modus: Antwort oder Notiz
Links vom Textfeld befindet sich ein Umschalter:
- 💬 Antwort – Die Nachricht wird an den Kunden gesendet (über WhatsApp oder Telegram)
- 📝 Notiz – Die Nachricht ist nur intern sichtbar, wird dem Kunden nicht zugestellt. Notizen erscheinen im Chat gelb gestrichelt mit dem Namen des Verfassers.
Klicken Sie auf den Button um zwischen den Modi zu wechseln.
Antwort-Templates verwenden
Häufig genutzte Texte können als Template gespeichert und per Klick eingefügt werden.
- Klicken Sie auf Templates neben dem Antwort-/Notiz-Umschalter
- Es öffnet sich eine Liste Ihrer gespeicherten Templates
- Klicken Sie auf ein Template – der Text wird ins Textfeld übernommen
- Passen Sie den Text bei Bedarf an und senden Sie ab
Templates verwalten Sie unter Einstellungen → Templates.
Status ändern
Oben rechts im Chat-Bereich befindet sich das Dropdown „Status ändern". Folgende Übergänge sind möglich:
| Aktueller Status | Mögliche Folgestatus |
|---|---|
| Neu | In Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Angebot gesendet, Geschlossen |
| Angebot gesendet | In Bearbeitung, Geschlossen |
| Geschlossen | – |
ERP-Aktionen (Odoo / Dolibarr)
Wenn ein ERP-Connector aktiv ist, erscheint rechts ein Panel:
- Grüner Hinweis – Kunde wurde im ERP gefunden (Telefonnummer-Abgleich)
- Gelber Hinweis – Kein Treffer, aber Anlage eines neuen Kontakts möglich
- Lead erstellen – Legt einen neuen Lead/Interessenten im ERP an
- Angebot erstellen – Legt ein Angebot direkt beim Kunden an (nur wenn Kunde bekannt)
Ein Klick öffnet das ERP-System in einem neuen Browser-Tab mit dem angelegten Datensatz.
Telegram-Kunden: Da Telegram keine Telefonnummer übermittelt, muss die Telegram-Chat-ID einmalig manuell im ERP-Kundenstamm eingetragen werden. Die Chat-ID ist in der Konversations-Detailansicht sichtbar.