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Einstellungen
Die Einstellungen sind nur für Benutzer mit der Rolle Administrator zugänglich.
Navigieren Sie über ⚙ Einstellungen in der linken Seitenleiste. Die sechs Unterbereiche sind:
💬 Messaging
Hier verbinden Sie WhatsApp und Telegram mit Ihrem Account.
→ Siehe WhatsApp verbinden und Telegram verbinden
📋 Templates
Dieser Bereich hat zwei Abschnitte: Antwort-Textbausteine (eigene Texte) und WhatsApp-Vorlagen (Meta) (offizielle, genehmigungspflichtige Vorlagen).
Antwort-Textbausteine
Texte, die Sie häufig nutzen und mit einem Klick in jede Antwort einfügen können — funktionieren für WhatsApp und Telegram, brauchen keine Genehmigung von Meta.
Neuen Textbaustein anlegen:
- Geben Sie einen kurzen Titel ein (z. B. „Begrüßung", „Lieferzeit")
- Geben Sie den Text ein
- Klicken Sie auf Erstellen
Löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem jeweiligen Textbaustein.
Bei jedem Textbaustein können Sie zusätzlich zwei Häkchen setzen (jeweils nur eins gleichzeitig pro Konto aktiv):
- „Als Sofort-Reaktion verwenden" — dieser Text wird automatisch verschickt, sobald eine neue Konversation eingeht und noch niemand aus Ihrem Team geantwortet hat. Danach nie wieder automatisch in derselben Konversation.
- „Als Standard-Abwesenheitsnachricht verwenden" — wird automatisch verschickt, wenn eine Nachricht außerhalb Ihrer Arbeitszeiten eingeht. Details siehe Abschnitt „🕐 Abwesenheit" unten.
Textbausteine gelten nur für Ihren Account (Mandant) – andere Unternehmen sehen Ihre Textbausteine nicht.
WhatsApp-Vorlagen (Meta)
Offizielle, von Meta geprüfte Nachrichtenvorlagen — nötig, um Kunden außerhalb des 24-Stunden-Service-Fensters anzuschreiben (siehe WhatsApp: Kosten verstehen).
Neue Vorlage einreichen:
- Name (nur Kleinbuchstaben, Zahlen, Unterstriche), Kategorie (Utility/Marketing/Authentifizierung), Sprache und Text mit Platzhaltern (
1,2…) eingeben - Für jeden Platzhalter ein Beispiel angeben (Pflicht bei Meta, keine echten Kundendaten nötig)
- Auf „Bei Meta einreichen" klicken — die Genehmigung läuft im Hintergrund, der Status (⏳ Ausstehend / ✓ Genehmigt / ✗ Abgelehnt) aktualisiert sich automatisch
Der Button „Opt-in-Vorlage vorschlagen" füllt automatisch einen fertigen Vorschlagstext für die Einwilligungs-Vorlage ein, die für proaktives Anschreiben benötigt wird — Checkbox „Dies ist die Opt-in-Vorlage" dabei aktivieren (nur eine pro Konto möglich).
🕐 Abwesenheit
Legt fest, wann Ihr Team erreichbar ist und was Kunden außerhalb dieser Zeiten automatisch als Antwort bekommen — inklusive Sonderfällen wie Urlaub oder Feiertagen mit eigenem Text.
Arbeitszeiten
Pro Wochentag ein Ein/Aus-Schalter und ein Zeitfenster (von–bis). Außerhalb dieses Fensters gilt der Tag automatisch als „nicht erreichbar". Ein deaktivierter Tag (z. B. Sonntag) zählt komplett als außerhalb der Arbeitszeit. Klicken Sie auf „Arbeitszeiten speichern", um Änderungen zu übernehmen.
Voreingestellt sind Mo–Fr 9–18 Uhr, Sa/So geschlossen. Diese Zeiten wirken sich erst aus, wenn Sie eine Standard-Abwesenheitsnachricht festlegen oder die Öffnungszeiten im Webseiten-Widget anzeigen – passen Sie sie vorher an Ihre tatsächlichen Zeiten an.
Standard-Abwesenheitsnachricht
Zeigt an, welcher Textbaustein aktuell als Abwesenheitsnachricht aktiv ist. Die Auswahl selbst erfolgt nicht hier, sondern über die Checkbox „Als Standard-Abwesenheitsnachricht verwenden" beim jeweiligen Textbaustein unter Einstellungen → Templates.
Benutzerdefinierte Zeiträume
Für Urlaub, Feiertage oder Betriebsschließung — mit eigenem Freitext, unabhängig von den Arbeitszeiten oben.
- Von- und Bis-Datum eingeben (mit Jahresangabe, z. B. 20.07.2026–03.08.2026)
- Individuelle Nachricht für diesen Zeitraum eingeben
- Auf „+ Zeitraum hinzufügen" klicken
Einträge lassen sich nur löschen, nicht bearbeiten — für eine Änderung den alten Eintrag löschen und neu anlegen. Zeiträume wiederholen sich nicht automatisch im Folgejahr; sie müssen jedes Jahr neu eingetragen werden.
Reihenfolge, wenn eine Nachricht eingeht:
- Liegt heute in einem der Zeiträume oben? → dessen Text wird gesendet.
- Sonst: liegt die Uhrzeit außerhalb der Arbeitszeiten? → Standard-Abwesenheitsnachricht.
- Sonst: normaler Betrieb, ggf. greift die Sofort-Reaktion aus Einstellungen → Templates.
Eine Abwesenheitsnachricht wird maximal einmal pro Tag pro Konversation verschickt, auch wenn der Kunde mehrfach schreibt.
🔌 ERP-Connector
Hier verbinden Sie Ihr ERP-System (Odoo oder Dolibarr).
→ Siehe Odoo anbinden und Dolibarr anbinden
👥 Mitarbeiter
Hier laden Sie Teammitglieder ein und verwalten deren Zugriffsrechte.
Mitarbeiter einladen:
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein
- Wählen Sie die Rolle:
- Agent – kann Nachrichten lesen, beantworten und Konversationen übernehmen
- Team Lead – zusätzlich: kann Konversationen anderen Mitarbeitern zuweisen
- Administrator – vollständiger Zugriff auf Einstellungen, Mitgliederverwaltung und Abonnement
- Klicken Sie auf Einladen
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, der 24 Stunden gültig ist. Bis er darüber sein Passwort gesetzt hat, steht er in der Liste mit dem Status Einladung offen. Der Nutzer-Platz ist bereits ab der Einladung belegt. Ist der Link abgelaufen, vergeben Sie über Passwort zurücksetzen (siehe unten) ein Passwort oder deaktivieren und reaktivieren den Mitarbeiter, dann wird ein neuer Link verschickt.
Mitarbeiter deaktivieren/reaktivieren: Über den Button neben jedem Mitarbeiter sperren oder entsperren Sie dessen Zugang, ohne den Account komplett zu löschen. Ein reaktivierter Mitarbeiter erhält eine neue E-Mail zum Setzen eines Passworts.
Passwort zurücksetzen: Über den Button Passwort zurücksetzen vergeben Sie einem aktiven Mitarbeiter direkt ein neues Passwort (mindestens 10 Zeichen), zum Beispiel wenn er keinen Zugriff auf sein Postfach hat. Geben Sie das Passwort auf sicherem Weg weiter, etwa mündlich. Der Mitarbeiter erhält zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail. Wer sein Passwort nur vergessen hat, fordert sich selbst über Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite einen Link an.
Ehemalige Mitarbeiter: Deaktivierte Mitarbeiter sind in der Liste standardmäßig ausgeblendet. Über Ehemalige Mitarbeiter anzeigen blenden Sie sie ein, zum Beispiel um jemanden zu reaktivieren. Deaktivierte Mitarbeiter behalten ihren bisherigen Nachrichtenverlauf. Bei einem Personalwechsel deaktivieren Sie den ausgeschiedenen Mitarbeiter und laden den Nachfolger neu ein. Offene Konversationen weist ein Team Lead oder Administrator zu.
Automatische Deaktivierung bei Kündigung eines Zusatzplatzes: Kündigen Sie einen zusätzlich gebuchten Nutzer-Platz (siehe Abschnitt Abonnement unten), wird automatisch der zuletzt eingeladene aktive Mitarbeiter deaktiviert, sobald die bereits bezahlte Laufzeit des Zusatzplatzes endet — nicht sofort bei der Kündigung selbst. Damit passt die Anzahl aktiver Mitarbeiter wieder zu Ihrem gebuchten Kontingent. Möchten Sie stattdessen einen anderen Mitarbeiter behalten, reaktivieren Sie den gewünschten über den Button — Sie werden dann gebeten, im Gegenzug einen anderen aktiven Mitarbeiter auszuwählen, der stattdessen deaktiviert wird (die Gesamtzahl aktiver Mitarbeiter darf Ihr Kontingent nie überschreiten). Der letzte verbleibende Administrator wird nie automatisch deaktiviert.
💳 Abonnement
Hier sehen Sie Ihren aktuellen Plan, das nächste Abrechnungsdatum und können Ihren Plan wechseln.
| Plan | Nutzer inklusive | Basispreis | Weiterer Nutzer |
|---|---|---|---|
| Starter | 2 | 39 €/Monat | +12 €/Nutzer/Monat |
| Business | 5 | 69 €/Monat | +12 €/Nutzer/Monat |
| Enterprise | 10 | 129 €/Monat | +12 €/Nutzer/Monat |
Alle Pläne beinhalten WhatsApp, Telegram, Odoo, Dolibarr, Dashboard, Medien-Archiv und alle weiteren Features ohne Aufpreis. Sie zahlen ausschließlich nach Teamgröße.
Sitzplatz-Anzeige: Unter Einstellungen → Mitarbeiter sehen Sie jederzeit wie viele Ihrer inkludierten Nutzer-Lizenzen belegt sind. Beim Einladen eines weiteren Nutzers über das Limit erscheint eine Kostenbestätigung.
🌐 Webseiten-Widget
Für das kostenlose WordPress-Plugin: eine Chat-Blase auf Ihrer Webseite, über die Besucher Sie per WhatsApp oder Telegram erreichen.
- Widget-ID mit Knopf „Kopieren“ – diese ID tragen Sie im Plugin ein.
- WhatsApp-Nummer auswählen (nur bei mehreren verbundenen Nummern).
- Öffnungszeiten und Abwesenheit im Widget anzeigen – Standard aus. Grundlage sind Ihre Arbeitszeiten und Zeiträume.
Änderungen übernimmt die Webseite spätestens nach 12 Stunden, sofort über „Update now“ im Plugin. Ausführliche Anleitung: WordPress-Plugin.