MessengerHub

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Kontakte (Telefonbuch) ​

Nutzen Sie kein eigenes CRM oder ERP? Mit dem Kontakte-Bereich pflegen Sie Namen und Notizen zu Ihren WhatsApp- und Telegram-Kunden direkt in MessengerHub — ganz ohne externes System.

Automatische Namenserkennung ​

Bei WhatsApp übernimmt MessengerHub automatisch den Profilnamen, den der Kunde selbst in seiner WhatsApp-App hinterlegt hat. Ein neuer Kontakt erscheint dadurch meist schon mit Namen in der Inbox, nicht nur mit Telefonnummer.

Hinweis: Dieser Name wird vom Kunden selbst gepflegt und ist nicht immer aussagekräftig (z. B. Spitzname, Firmenname, Emoji). Sobald Sie einen Namen im Telefonbuch manuell ändern, wird er nie wieder automatisch überschrieben — auch nicht, wenn der Kunde seinen WhatsApp-Profilnamen später ändert.

Bei Telegram wird automatisch der Vor- und Nachname aus dem Telegram-Konto übernommen.

Kontakte-Seite ​

Über den Menüpunkt Kontakte in der Seitenleiste sehen Sie alle bisherigen Kunden mit Name, Telefonnummer/Telegram und Notiz.

Mit dem Suchfeld oben finden Sie einen Kontakt schnell über Name oder Telefonnummer.

Kontakt anlegen ​

Über den Button „+ Kontakt anlegen" legen Sie einen Kunden vorab an, bevor er das erste Mal schreibt:

  • Anrede (optional) — Herr / Frau / Divers / Keine Angabe. Wird nie erzwungen.
  • Name — Pflichtfeld
  • Telefonnummer — im internationalen Format, z. B. +491234567890
  • Notiz — freier Text, z. B. bevorzugter Ansprechpartner, Stammkunde seit...

Nur für WhatsApp: Ein Telegram-Kontakt kann nicht manuell vorab angelegt werden. Telegram übermittelt keine Telefonnummer, sondern eine interne Chat-ID, die erst bekannt ist, sobald der Kunde MessengerHub zum ersten Mal schreibt.

Kontakt bearbeiten ​

Klicken Sie in der Liste auf „Bearbeiten", um Anrede, Name oder Notiz eines bestehenden Kontakts zu ändern. Telefonnummer und Kanal (WhatsApp/Telegram) sind dabei nicht änderbar, da sie zur eindeutigen Zuordnung eingehender Nachrichten dienen.

Direkt aus der Konversation bearbeiten ​

Auch in der Inbox können Sie einen Kontakt bearbeiten, ohne die Konversation zu verlassen: Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben dem Namen im Konversations-Header. Über das ℹ-Symbol daneben sehen Sie außerdem auf einen Blick die hinterlegte Notiz, ohne das Formular öffnen zu müssen.

Kontakt proaktiv anschreiben ("Konversation starten") ​

Normalerweise dürfen Sie einem WhatsApp-Kunden nur antworten, wenn er innerhalb der letzten 24 Stunden selbst geschrieben hat. Möchten Sie einen Kunden von sich aus anschreiben — z. B. weil eine frühere Konversation schon länger geschlossen ist — braucht WhatsApp dafür zwingend seine ausdrückliche Erlaubnis.

Schritt 1: Opt-in-Vorlage einmalig einrichten (Administrator) ​

Unter Einstellungen → Templates finden Sie im Bereich „WhatsApp-Vorlagen" den Button „Opt-in-Vorlage vorschlagen". Er füllt einen fertigen Vorschlagstext ein, den Sie unverändert (oder mit angepasstem Wortlaut, aber gleicher Anzahl und Reihenfolge der Platzhalter) bei Meta einreichen. Die Checkbox „Dies ist die Opt-in-Vorlage" muss dabei aktiv sein — pro Konto ist nur eine Vorlage gleichzeitig als Opt-in-Vorlage markierbar.

Meta-Regel bei eigenem Wortlaut: Platzhalter dürfen laut Meta nicht ganz am Anfang oder ganz am Ende der Vorlage stehen (Fehler „Variablen dürfen nicht am Anfang oder am Ende der Vorlage stehen"). Nach dem letzten Platzhalter (dem Bestätigungslink) muss also noch ein kurzer Satz folgen, z. B. „Vielen Dank!".

Schritt 2: Opt-in-Anfrage an einen Kontakt senden ​

Auf der Kontakte-Seite erscheint bei jedem WhatsApp-Kontakt, der bereits mindestens einmal selbst geschrieben hat, der Button „Opt-in-Anfrage senden". Ein Klick verschickt die Opt-in-Vorlage mit einem persönlichen Bestätigungslink.

Wichtig: Ein Kontakt, der noch nie selbst geschrieben hat (z. B. ein vorab manuell angelegter Kontakt), kann keine Opt-in-Anfrage erhalten — das verhindert MessengerHub bewusst serverseitig. Erst wenn der Kontakt selbst einmal geschrieben hat, ist eine echte Geschäftsbeziehung nachweisbar.

Der Kontakt sieht beim Klick auf den Link eine kurze Erklärseite und muss dort noch einmal aktiv auf „Ja, ich stimme zu" klicken. Die Kontakte-Liste zeigt danach den Status „✓ Bestätigt".

Schritt 3: Konversation starten ​

Sobald ein Kontakt bestätigt hat, erscheint statt „Opt-in-Anfrage senden" der Button „Konversation starten". Wählen Sie eine genehmigte Vorlage (nicht die Opt-in-Vorlage — die ist nur für Schritt 2 gedacht), füllen Sie die Platzhalter aus und senden Sie ab. MessengerHub öffnet danach automatisch die Inbox mit der neuen Konversation.

Einwilligung widerrufen ​

Bittet ein Kontakt darum, keine proaktiven Nachrichten mehr zu erhalten, öffnen Sie ihn über „Bearbeiten" und klicken auf „Einwilligung widerrufen". Um den Kontakt danach wieder anschreiben zu dürfen, ist erneut eine bestätigte Opt-in-Anfrage nötig.

Verhältnis zum ERP-Kundenstamm ​

Wenn ein ERP-Connector (Odoo/Dolibarr) aktiv ist, ersetzt das Telefonbuch nicht den Kundenstamm im ERP — beide bestehen unabhängig nebeneinander. Ist ein Kunde im ERP bekannt, wird das zusätzlich im ERP-Panel der Inbox angezeigt (siehe Inbox).